Seperti yang saya sebutkan beberapa kali sebelumnya, bahwa salah satu tugas saya di Sandiloka adalah memperbaiki proses, melakukan perbaikan proses. Prinsipnya sederhana saja, Right Process brings Great Results. Kalau prosesnya benar, maka hasilnya bagus. Ujung-ujungnya, yang diharapkan adalah hasil yang bagus.

Lalu apa itu hasil yang bagus? Di sinilah banyak kesalahan orang dalam mendefinisikan, apa itu hasil yang bagus. Sebagian dari kita mengharapkan dari perbaikan proses itu maka profit meningkat. Pendapat ini memang benar sebab perbaikan proses menimbulkan efisiensi. Tapi kalau tidak hati-hati, akan timbul kekacauan.

Mengapa? Mari kita lihat faktor-faktor berikut

1. Reduksi Biaya

Katakanlah dari perbaikan proses tersebut, memberikan efisiensi dalam bentuk reduksi biaya sebesar 1% dari total biaya produksi atau biaya software development yang totalnya Rp. 100.000.000. Maka, anda memperoleh efisiensi sebesar Rp. 1.000.000.

Tapi di saat yang bersamaan, ada kenaikan biaya bahan bakar akibat pengurangan subsidi BBM sebesar 30% dari bulan sebelumnya. Misal biaya bahan bakar juga Rp 100.000.000, maka Anda mengalami kenaikan biaya sebesar Rp 30.000.000 menjadi Rp 130.000.000.

Di laporan keuangan, semua biaya itu kan ditotalkan. Sehingga efek dari perbaikan proses itu tidak signifikan sebab relatif terhadap total seluruh biaya. Di sinilah kita perlu hati-hati dalam menentukan indikator. Jika berdasarkan reduksi biaya, maka harus ada pengukuran biaya yang terpisah.

2. Profit adalah Opini

Anda mungkin sudah pernah dengar ungkapan “Omset adalah Kesombongan, Profit adalah Kesenangan, Kas adalah Kenyataan”. Laporan Laba-Rugi adalah salah satu instrumen dalam melakukan kontrol dan perbaikan. Namun kita harus hati-hati sebab, untung atau rugi adalah sebuah opini, belum tentu menggambarkan keadaan sebenarnya. Apakah kita bisa mengukur pekerjaan perbaikan proses itu berdasarkan opini? Bisa saja, tapi tidak valid 100%.

Selain itu motifasi yang dilandasi oleh profit atau penghasilan itu sangat berbahaya pengaruhnya dalam kontinuitas. Sebab, jika Anda tidak memperoleh profit yang diharapkan, besar kemungkinan Anda tidak akan melanjutkan proses perbaikan. Sama seperti karyawan yang mengharapkan bonus atau kenaikan gaji, jika tidak ada bonus atau tidak ada kenaikan gaji, maka besar kemungkinan proses perbaikan berhenti. Padahal perbaikan proses itu kegiatan yang butuh kontinuitas, harus dikerjakan terus-menerus.

Kalau motifasi kita hanya profit, buat apa capek-capek melakukan perbaikan, toh profit/penghasilan kita segitu-gitu aja? Hati-hati, jika Anda mengharapkan profit besar kemungkinan Anda mudah kecewa dan hilang semangat. :p

3. Bottleneck

Di setiap proses yang membutuhkan lintas grup, lintas departemen, lintas organisasi, lintas perusahaan, maka di situlah ada bottleneck. Ada kemacetan proses. Jika output dari proses di pihak A harus diproses lebih dulu di pihak B, ada peluang terjadinya kemacetan proses antara dua proses tersebut.

A dan B belum tentu punya kesamaan kecepatan. Jika A mengalami kemacetan, maka B ikut menderita kemacetan proses akibat kurang input dari A. Jika kita mengukur kinerja B, hati-hati sebab akar masalahnya ada di A. Contoh, orang sales menderita penurunan penjualan akibat macetnya proses produksi atau software development.

A dan B belum tentu punya kesamaan kualitas. Jika A menghasilkan output berkualitas rendah, maka B menderita penurunan kualitas akibat buruknya kualitas input dari A. Jika kita mengukur kualitas produk B, bisa jadi kurang relevan sebab akar masalahnya dari A. Contoh, bagian technical support menderita banyak komplain akibat software tidak stabil atau banyak bug.

Hati-hati, jika proses yang kita ukur banyak melewati intersection atau lintas organisasi, biasanya ditemukan bottleneck atau kemacetan proses.

Pentingnya Niat yang Benar

Pesan moral yang ingin saya sampaikan adalah pentingnya punya niat yang benar dalam melakukan perbaikan proses. Tujuan utama dari perbaikan proses adalah menghasilkan produk yang superior dengan effort yang lebih ringan.

Jika motifasi kita semata-mata untuk mengejar omset atau profit, atau kenaikan gaji, besar kemungkinan kita akan kecewa. Sebab ada jarak yang membentang antara kualitas dan profit. Jika kita tidak mendapatkan profit yang diharapkan, besar kemungkinan kita akan berhenti melakukan perbaikan.

Nabi Muhammad pernah berpesan: Luruskan Niat Anda!

Semoga bermanfaat dan Salam Perbaikan!

Sumber gambar: http://business901.com/six-sigma-marketing/storyboards/