Cara Menggagalkan Rapat Sebelum Dimulai

Untuk menggagalkan rapat, tidak perlu mengirim mata-mata, mengerahkan preman atau mensabotase ruangan rapat. Banyak cara lain yang lebih mematikan dan lebih murah.

Saya memperoleh teknik-teknik atau Cara Menggagalkan Rapat Sebelum Dimulai ini waktu masih menjadi mahasiswa. Saya pernah membeli sebuah buku tua yang berjudul Ilmu Administrasi seharga kurang dari Rp 5.000, yang menjelaskan teknik-teknik ini. Sayangnya buku tersebut sudah hilang entah kemana, mungkin dipinjam teman dan tidak pernah kembali.

Berikut saya share Cara Menggagalkan Rapat Sebelum Dimulai.

1. Jadwal yang Mendadak

Rapat yang paling mudah gagal adalah rapat yang mendadak, sebab peserta rapat biasanya tidak punya persiapan. Paling hanya satu-dua orang saja yang siap. Dengan demikian, rapat akan diisi oleh orang-orang yang tidak siap mengambil keputusan, serba ragu, dan akhirnya tidak mengambil komitmen menjalankan hasil rapatnya.

Agendakan rapat secara mendadak sehingga orang tidak siap, besar kemungkinan rapat Anda gagal tidak memperoleh apa-apa.

2. Terlambat

Rapat yang baik selalu dimulai tepat waktu. Jika menurut agenda dimulai jam 9 pagi, maka mulailah jam 9 pagi. Bukan jam 2 siang, itu kebangetan tololnya! Jika ada peserta yang terlambat, jangan korbankan orang yang sudah datang tepat waktu atau lebih awal.

Sayangnya di Indonesia ini, orang senang datang terlambat. Dan yang tololnya lagi, rapatnya yang diundur untuk menunggu para pecundang yang terlambat itu. Dan orang-orang yang datang lebih awal atau tepat waktu dipaksa menunggu para pecundang.

Karena rapat dimulai terlambat, akhirnya waktu pembahasan jadi makin sempit. Tidak cukup lagi untuk membahas 1 atau 2 agenda. Apalagi jika lokasi rapat menyewa hotel atau ballroom. Sudah jelas rugi uang dan tentu saja waktu.

3. Tujuan dan Agenda Tidak Jelas

Tujuan rapat harus jelas, apakah itu mau membuat kesepakatan, membuat keputusan, mengevaluasi sebuah kegiatan atau pekerjaan atau mengumpulkan fakta-fakta. Agenda dibuat berdasarkan tujuan tersebut. Agenda tersebut disusun dalam bentuk rundown.

Jika tujuan tidak jelas, maka agenda rapat juga tidak jelas. Tidak ada rundown, tidak ada kerangka apa yang mau dibahas. Sehingga jalannya rapat menjadi ngalor-ngidul, bergosip, curhat, bergunjing, bercanda, bahkan bisa jadi maksiat.

Buat tujuan dan agenda yang tidak jelas, pasti rapat Anda akan menghabiskan dana saja tanpa hasil yang bermanfaat.

4. Agenda/Pembahasan Terlalu Banyak

Agenda pembahasan dalam rapat idealnya hanya 1 saja, tidak ada agenda lain. Kalau memang rapatnya besar dan waktunya panjang, maksimal 3 agenda saja. Lebih dari itu, namanya kebanyakan agenda. Agenda rapat yang terlalu banyak tiap pertemuan hanya menghabiskan energi peserta rapat dan biasanya pembahasannya menjadi kurang optimal.

Rapat seperti ini biasanya disebabkan oleh penyebab nomor 1, sehingga semua orang ingin membahas agendanya masing-masing. Tidak ada prioritas, mana yang paling penting untuk dibahas dan mana yang tidak penting. Buatlah agenda rapat sebanyak-banyaknya sehingga energi habis, uang habis, waktu habis dan hasilnya sampah.

Sampah yang saya maksud adalah, rapat yang hasilnya adalah menentukan jadwal rapat berikutnya. By accident, Saya sering sekali ikut rapat yang seperti ini, akhirnya dimanfaatkan saja untuk hiburan. Jika memungkinkan, lebih baik saya tidak datang 😀

5. Peserta Tidak Dibatasi

Salah satu rukun rapat adalah peserta rapat dan pimpinan rapat. Jika peserta tidak ada, maka tidak perlu rapat. Nah, bagaimana jika peserta rapat tidak dibatasi sehingga semua orang bisa masuk dan jadi peserta rapat? Hasilnya adalah batalnya rapat.

Peserta perlu dibatasi supaya hanya orang yang berkepentingan saja yang menghadiri rapat. Karena peserta juga nantinya harus bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rapat, maka peserta juga harus memiliki wewenang, kapabilitas dan kompetensi.

Sayangnya biasanya peserta rapat membawa pula anak buahnya, atau konsultannya, atau orang lain yang tidak memahami persoalan yang dibahas sehingga rapat dipenuhi oleh persoalan dan pertanyaan-pertanyaan awam yang harusnya tidak perlu ada.

Kalau perlu bawalah tukang pukul, atau sekretaris Anda yang sexy ke dalam rapat. Dan biarkan hukum alam bekerja 😀

6. Badut-badut mendominasi pembahasan

Rapat juga bisa gagal karena pembahasan didominasi oleh orang-orang tolol yang tidak pada tempatnya, saya menyebutnya badut-badut.  Kalau Gus Dur menyebut wakil rakyat seperti anak TK, itu masih halus sekali. Badut-badut ini belum tentu orang bodoh, bisa juga orang yang “terlalu pintar” alias keminter. Jika mereka sudah mendominasi pembahasan, dalam waktu yang tidak lama lagi rapat akan menjadi arena interupsi.

Badut-badut menginterupsi badut lainnya. Orang tolol menginterupsi orang tolol lainnya. Akhirnya isi rapat lebih banyak interupsi dari pada keputusannya. Kalaupun ada keputusan, biasanya tidak akan dijalankan. Sebab pelaksananya kan badut?

Badut tolol yang keminter ini senang mendominasi, biarkan dia bekerja. Pasti hasil rapatnya sampah.

7. Tidak ada Kebutuhan

Apa yang bisa dilakukan lewat instruksi, jangan dilakukan lewat rapat. Apa yang bisa dilakukan lewat briefing singkat, jangan dilakukan lewat rapat. Adakan rapat kalau memang dibutuhkan.

Kalau sedikit-sedikit rapat, dan semua orang harus hadir, kapan mereka kerja melaksanakan hasil rapatnya? Meetings only, No results. Buat apa?

Banyak penyebab rapat yang mubazir seperti itu, tapi akan saya bahas di tulisan yang lain.

Penutup

Demikian yang bisa saya bagikan mengenai Cara Menggagalkan Rapat Sebelum Dimulai. Saya sendiri beberapa kali terjebak dalam situasi rapat seperti itu. Itulah rapat para pecundang.

Jika syaitan gagal menggoda orang beriman, Ia akan menggunakan jurus paling ampuhnya yaitu distraction/pengalihan perhatian.

Semoga bermanfaat. Semoga dengan adanya tulisan ini, kita tidak lagi jadi pecundang rapat 😀