Category Archives: Business of Software

Uji Coba Sistem Kerja Jarak Jauh

work-from-home

Mulai bulan ini, kami di PT Sandiloka melakukan uji coba sistem kerja jarak jauh. Istilah lain yang banyak dikenal adalah Work at Home (Kerja di Rumah), Karyawan Jarak Jauh, Bekerja Remote, dan istilah-istilah lainnya. Untuk percobaan, kami menerapkannya untuk posisi Technical Support.

Problem Yang Dipecahkan

work-from-home-01

Sistem Kerja Jarak Jauh atau Kerja di Rumah ini dapat memecahkan problem-problem yang kami hadapi, di antaranya:

  1. Ada SDM bagus yang kami butuhkan dan dia mau bekerja untuk Sandiloka. Namun dia tinggal di kota lain dan tidak dapat meninggalkan keluarganya di sana.
  2. Ada beberapa pekerjaan yang fitrahnya (by nature) membutuhkan fleksibilitas tinggi, bukan rutinitas. Jika dipaksa mengikuti rutinitas jadwal kantor, justru kontra produktif. Misalnya programmer, desainer, marketing.
  3. Makin banyak orang yang direkrut, makin banyak membutuhkan ruangan dan perangkat lain. Jika dipaksa maka ruangan hanya sekedar penuh, tapi belum tentu produktif karena suasananya tidak kondusif.
  4. Biaya transportasi makin tinggi akibat kenaikan harga BBM. Mereka yang berangkat ke kantor naik angkot, bus, atau naik kendaraan sendiri, pasti merasakan dampaknya. Berapapun tunjangan transport yang diberikan perusahaan, tidak terasa manfaatnya.
  5. Kemacetan yang parah menyebabkan sebagian besar waktu kita habis di jalan, bukan untuk menghasilkan uang. Energi kita juga habis di jalan, sehingga energi yang tersisa sangat sedikit untuk menghasilkan karya yang baik kualitasnya.

Tantangan

work-from-home-02

Ada beberapa tantangan yang kami hadapi saat ini:

  1. Bagaimana kita melakukan penilaian kinerja yang adil, dengan situasi karyawan terpencar di mana-mana? KPI tradisional masih efektif?
  2. Pekerjaan-pekerjaan tertentu seperti programming memerlukan kerahasiaan (confidentiality), bagaimana kita menjamin bahwa rahasia perusahaan atau rahasia customer tidak bocor? Kalau rahasia negara bagaimana?
  3. Kebersamaan & ikatan batin tidak dapat digantikan oleh status online di dunia maya. Salah satu kebutuhan kita ke kantor adalah untuk bertemu orang-orang, karena manusia adalah mahluk sosial. Interaksi tetap dibutuhkan sebagai sarana memenuhi kebutuhan akan kebersamaan dan ikatan batin. Tim tidak dapat dibentuk, tanpa ikatan batin antar anggotanya.
  4. Kontrol terhadap hasil (update 19-Nov-2014). Berhubungan dengan poin ke-1. You get what you INSPECT, not what you EXPECT! Blusukan dong? 😀

System & Tools

work-from-home-03

Beberapa sarana pendukung yang dapat mewujudkan sistem kerja jarak jauh:

  1. Koneksi internet berkualitas. Tidak perlu secepat Korea yang penting stabil apapun kondisi cuacanya 😀
  2. Server VPN (Virtual Private Network), supaya tim dapat mengakses resources (file, database, printer, scanner, build machine) yang hanya boleh diakses dari jaringan lokal. Namun di Indonesia sepertinya akses VPN ini mulai diblokir oleh operator seluler.
  3. Knowledge Base untuk menyimpan dan menyebarkan pengetahuan ke anggota tim yang lain. Supaya tidak ada gap skill yang sangat jauh antara anggota tim. Knowledge Gap & Skill Gap adalah masalah klasik yang menyebalkan di mana-mana.
  4. Repository internal menggunakan Git. Ini sih sudah wajib di dunia software development di manapun. Hare gene belom pake source control? Please deh.
  5. Issue Tracking System atau Bug Tracking System untuk memonitor masalah pada produk atau bug.
  6. Collaboration System menggunakan Redmine. Supaya tim dapat memonitor progress sebuah pekerjaan atau project dan saling membantu satu sama lain.
  7. Video Conference. Supaya kita bisa mendiskusikan sesuatu dengan cepat tanpa miskomunikasi. Bisa pakai Skype, Google Hangout, apa sajalah yang penting lancar.
  8. Listrik yang stabil! (Update 19-November-2014). Semua poin 1 s/d 7 itu tidak akan bisa terwujud kalau listriknya sering mati seharian karena gardunya terbakar tiap bulan, trafonya meledug. Apa harus punya baterai cadangan untuk suplai listrik berjam-jam? Apa tiap karyawan harus beli genset?

Peralatan Kerja yang harus disediakan Karyawan

desk

Semua sistem tersebut tentu dapat dijalankan jika karyawan memiliki peralatan kerjanya sendiri. Berikut peralatan kerja yang perlu disiapkan:

  1. Komputer. Boleh PC atau laptop. Tidak perlu spesifikasi tinggi seperti mesin game. Tidak peduli OS apa yang digunakan. Boleh pakai Windows, Linux, Mac maupun BSD (ada yang pake BSD untuk desktop?)
  2. Router & Switch. Perangkat jaringan seperti router & switch untuk koneksi kabel UTP.
  3. WiFi/Access Point. Perangkat jaringan untuk akses menggunakan Wireless.
  4. Koneksi Internet. Lebih diutamakan akses ADSL atau kabel. Tapi kalau tidak terjangkau, bisa menggunakan 3G yang dapat diandalkan.

Posisi/Pekerjaan yang dapat dilakukan jarak jauh

work-from-home-04

Dari situasi, problem, tantangan, system & tools yang dibutuhkan, apakah semua pekerjaan dapat dilakukan jarak jauh? Mungkin saja. Akhirnya nanti kantor cuma ditongkrongin sama satpam & office boy 😀

Nggak gitu juga lah. Seperti yang sudah saya sebutkan di atas, sifat dari pekerjaan tertentu membuatnya bisa dilakukan jarak jauh.

  1. Software Development. Langsung berorientasi pada hasil/deliverables, tinggal dimonitor lewat commit di repository, status bugfix di bug report atau status di Redmine.
  2. Sysadmin. Dalam kondisi normal, di mana infrastruktur di kantor berjalan dengan baik, sysadmin dapat bekerja memonitor di rumah. Namun dalam kondisi darurat, dalam masa pengembangan, ini tidak dapat dilakukan.
  3. Support.  Kami sudah menggunakan sistem tiket berbasis web yang dapat diakses lewat internet sehingga support bisa bekerja dari rumah, dan membantu customer tanpa harus datang ke kantor.

Semua pekerjaan yang Non-Rutin namun Bernilai Tambah, sepertinya bisa dilakukan secara remote.

Posisi/Pekerjaan yang TIDAK dapat dilakukan jarak jauh

Beberapa pekerjaan ini ternyata tidak akan tergantikan oleh internet dan kerja jarak jauh. Pekerjaan tersebut memiliki sifat Rutin dan Membutuhkan Interaksi Fisik di antaranya:

  1. Training & Coaching. Ini tugas atasan, manajer dan juga trainer. Walau bagaimanapun juga, kegiatan ini tidak bisa digantikan secara remote. Sebab kegiatan ini membutuhkan interakasi fisik, ada roleplay. Dan selama masa pembinaan atau masa training, mau nggak mau peserta juga harus datang ke kantor.
  2. Operasional Rutin. Kegiatan operasional rutin seperti cleaning service, security, administrasi, dan sebagainya terikat dengan sumber daya dan peralatan kerja di kantor. Mau nggak mau ya harus dikerjakan di kantor.

Syarat karyawan dapat bekerja jarak jauh

Bekerja di rumah, atau bekerja jarak jauh sangat berbeda dengan bekerja di kantor. Jika di kantor ada atasan yang mengawasi, ada kawan-kawan yang membantu memecahkan persoalan, ada peralatan kerja yang memadai dan koneksi internet gratis. Bekerja di rumah atau bekerja jarak jauh tidak seperti itu.

Oleh sebab itu supaya kerja di rumah atau kerja jarak jauh ini bisa berhasil ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh karyawan yaitu:

  1. Self-Motivated. Jika Anda mampu memotivasi diri sendiri, tidak perlu disuruh-suruh, tidak membutuhkan motivasi dari atasan atau rekan kerja, Anda bisa bekerja di rumah. Tapi kalau Anda tidak bisa memotivasi diri sendiri, Anda akan kebingungan dan tidak tahu apa yang harus dilakukan. Tidak semua orang Self-Motivated lho. 🙂
  2. Kualitas Kerja. Kualitas kerja didefinisikan sebagai kesesuaian antara standard dan hasil pekerjaan. Jika Anda mampu men-deliver hasil kerja di atas standar yang dibutuhkan, Anda bisa kerja di rumah, tidak perlu ke kantor. Tapi jika hasil kerja Anda belum memenuhi standard, perlu banyak perbaikan, perlu bimbingan dan training, Anda perlu kerja di kantor.
  3. Self-Report. Nah ini salah satu faktor yang jarang dibahas, kebanyakan setelah kerja di rumah atau kerja jarak jauh, malah ngga bikin report. Baru bikin report kalau disuruh. Lho ini sih kontraproduktif namanya. Kalau sudah kerja di rumah, atau kerja jarak jauh, Anda harus punya komitmen bisa mengirim laporan walaupun tidak diminta.

Penutup

Semua yang saya paparkan di atas mungkin tidak ada landasan teorinya. Tidak akan dianjurkan oleh para pakar HRD. Tidak akan diajarkan oleh para konsultan dan lembaga training. Jadi ini memang eksperimen, bisa berhasil bisa juga gagal. Namanya juga uji coba. Jika berhasil, kita teruskan. Jika gagal, kita pelajari mengapa hasilnya tidak sesuai keinginan.

Yang jelas tidak ada yang dikorbankan dalam uji coba ini. Semua orang, khususnya saya tetap bertanggung jawab jika program ini gagal. Setidaknya kami di Sandiloka sudah berupaya melakukan terobosan, memecah kebuntuan berpikir. Meninggalkan pengetahuan teoritik yang tidak relevan untuk problem yang kami hadapi.

Bismillah saja. Berhasil, tidak berhasil, tetap thank you 🙂

Jadi tolong jika Anda mau meniru, hati-hati ya… belum tentu relevan dengan problem dan situasi yang Anda hadapi. Use it at your own risk 😀

Incoming search terms:

Update WHMCS-Veritrans

Bulan Mei 2014 yang lalu, saya berhasil membuat Modul Veritrans untuk WHMCS. Sehubungan dengan adanya perubahan API agar menggunakan API versi 2, maka saya membuat update untuk modul tersebut. Modul ini sudah digunakan untuk production di server sandiloka.com.

Berikut beberapa perubahan dan perbaikannya.

  1. Menggunakan Veritrans API versi 2.
  2. Menyediakan Test Mode (berguna untuk testing menggunakan Sandbox)
  3. Menyediakan MerchantID, Client Key dan Server Key untuk Sandbox (terpisah dengan production). Berguna untuk memudahkan setting, sehingga tidak perlu ganti-ganti.
  4. Menyediakan Setting Custom untuk MDR dan Fee Transaksi (berguna jika kita bisa mendapatkan MDR & Fee yang berbeda). Data ini digunakan dalam laporan transaksi di WHMCS.
  5. Menyediakan informasi detail invoice dari WHMCS termasuk pajaknya. Ini berguna bagi pelanggan yang invoicenya lebih dari satu dengan detail pesanan yang berbeda-beda.

Berikut screenshotnya.

whmcs-payment-veritrans-vtweb

 

Pengembangan selanjutnya adalah menyediakan metode pembayaran lain selain Visa & Mastercard yaitu Mandiri Clickpay, CIMB Clicks, BRI e-Pay dan metode pembayaran lainnya yang sudah disupport.

Kami sudah menggunakan modul ini di production sejak sejak bulan Juli 2014 yang lalu. Dalam waktu dekat modul ini akan disediakan untuk komersil. Para pebisnis web hosting atau datacenter yang menggunakan WHMCS bisa memesan modul ini.

Jika Anda berminat, silakan subscribe emailnya untuk mendapatkan informasi lebih lanjut atau isi formulirnya di sini. Ada promo diskon menarik lho 😀

Rekrutmen Karyawan dengan Deseleksi

hiring-process

Sebagai pebisnis, manager atau staf HR, Anda pasti pernah merasakan bagaimana sulitnya melakukan rekrutmen karyawan. Padahal angkatan kerja kita selalu bertambah tiap tahun. Angka pengangguran juga tinggi. Sekolah dan perguruan tinggi banyak. Lembaga kursus juga banyak, tapi mengapa cari karyawan yang tepat itu sulit? Ya, memang tidak mudah mencari karyawan yang sesuai kualifikasi yang dibutuhkan. Apalagi ditambah syarat attitudenya pun harus baik, wah jauh lebih sulit lagi. Dan ini sudah banyak dibahas di mana-mana? Di mana salahnya?

Pola Rekrutmen

Anda bisa mempelajari pola rekrutmen yang diajarkan kepada orang-orang HRD di lembaga-lembaga training HR maupun konsultan HR. Dalam training tersebut kita belajar bagaimana mengelola SDM dari proses rekrutmen sampai retirement. Sebagai bahan pertimbangan, ambillah ilmu rekrutmen & seleksi karyawan dari mereka. Tapi jangan ditelan bulat-bulat! Perhatikan baik-baik. Kebanyakan pola rekrutmen tersebut bisa dipakai kalau yang kita rekrut itu kualifikasinya adalah buruh, pekerja pabrik, pramuniaga toko atau pekerjaan-pekerjaan yang mudah cari pegawainya. Istilahnya untuk pekerjaan yang sudah jadi komoditi. Kalau pegawainya nggak bisa kerja, ya tinggal ganti sama yang baru masuk. Coba kalau pekerjaannya bukan komoditi seperti Analis, Software Developer, SysAdmin, atau Tester kopi? Ngga bisa pakai pola rekrutmen yang umum seperti itu.

Rekrutmen dan Probabilitas

Proses rekrutmen berurusan dengan probabilitas, yaitu peluang menemukan kandidat yang tepat dengan menggunakan metode dan kualifikasi yang baik. Apakah kalau kita menentukan kualifikasi pendidikan harus S1, maka karyawan yang direkrut pasti lebih baik dari lulusan SMK? Apakah kalau kita menentukan kualifikasi sertifikasi dari vendor, maka karyawan yang direkrut pasti lebih baik dari yang otodidak? Belum tentu!

Rekrutmen lewat Bursa Kerja

Kita bisa saja menggunakan layanan rekrutmen online seperti JobsDB, Jobstreet dan lain-lain. Kita juga bisa saja ikut pameran bursa kerja nasional untuk menarik pelamar sebanyak-banyaknya. Ini persoalannya, untuk mendapatkan pelamar yang sesuai kriteria dan kualifikasi kita harus menarik pelamar sebanyak-banyaknya. Makin banyak pelamar yang mengirim CV, makin besar kita memperoleh kandidat yang tepat. Gitu kan?

SALAH! 😀

Rekrutmen online dan bursa kerja semacam itu memang dapat menarik jumlah pelamar sebanyak-banyaknya, tapi belum tentu ada yang sesuai kriteria/kualifikasi. Kita sudah keluar biaya banyak untuk ikut bursa kerja, bayar mahal-mahal buat pasang iklan lowongan, tapi kenyataannya kandidat yang mengirim lamaran banyak yang nyasar, tidak memenuhi kualifikasi dan pasang salary ketinggian 😀

RUGI!

Black Market

Satu hal yang tidak diajarkan dalam training-training HR adalah soal black market. Kandidat yang kita cari kemungkinan besar tidak akan datang ke bursa kerja, tidak akan buka-buka iklan di koran cari-cari lowongan kerja, kemungkinan besar sudah ditempel terus sama head hunter. Kalaupun pernah bikin CV, paling isinya tidak begitu menarik. Jadi kalau Anda mengandalkan bursa kerja, layanan rekrutmen online dan cuma mereview berdasarkan CV, peluang mendapatkan kandidat yang tepat sangat kecil. Kalau yang abal-abal sih banyak :p Faktanya, kandidat yang kita cari itu biasanya malah beredar di black market. Kita bisa temukan di tempat ‘tongkrongan’ mereka, di komunitas-komunitas, ada di laboratorium kampus, atau lagi cari buku bajakan di pasar.

Rekrutmen dengan Deseleksi

Setelah saya memahami pola tersebut, saya mencari-cari metode rekrutmen lain yang lebih efektif. Jika proses yang saya lakukan sudah benar, mengapa hasilnya belum memuaskan? Apakah ada proses yang lebih efektif? Saya yakin perusahaan-perusahaan lain punya metode yang lebih efektif namun belum saya ketahui. Nah, akhirnya di tahun 2012 saya ikut training Business Academy di ActionCoach. Di Business Academy itulah pertama kalinya saya disadarkan untuk menggunakan proses DESELEKSI. Silakan baca-baca dulu artikel di sini.

Hiring Your First Employees, Brad Sugars

“The system I came up with, and still use today, is a little different from most. It came about because I just didn’t have the time to go through dozens of resumes and then interview six to 12 people on a shortlist. In fact, instead of a selection process, I consider my system a de-selection process–a way for people to take themselves out of the running, so I’m left with the best possible candidates from which to choose. Here’s how it works.”

Jamie Cunningham, How-to Hire Superstar Employees

Unique Process – when I work with my clients, we design the hiring process to mirror the culture of the company. We build this on the back of a proven process that also serves the specific purpose of allowing candidates to ‘deselect’ themselves. This ‘de-selection’ allows the best to make it through the process and rise to the top. Traditional hiring methods of resumes, interviews and reference checks don’t work. 

Michael Stelter, New-Hire Process In 7 Simple Steps

Pre-Screening: De-Selection Process – find a reason to get them out of the selection pool. Test them on small things – can they follow directions? Will they do what you ask?

Thomas W. Morris, HOW TO AVOID BEING DE-SELECTED IN THE HIRING PROCESS

An Executive Recruiter told me once, “By and large the hiring process is a de-selection out process more than a selection in process; for every one hired, dozens perhaps hundreds or more are selected out. The key to being hired is, avoid being de-selected.”

Berkeley Human Resources, HCM: Deselection Reasons

Originators should deselect applicants manually at at least two stages of the recruitment process. The first time is when the hiring manager determines that an applicant is NOT minimally qualified for the position or that an applicant IS minimally qualified but will not be interviewed for a position. Then throughout the rest of the recruitment, applicants should be deselected as the decision to not hire them is made. Originators should deselect the applicant on the Manage Job Openings page.

4 Tactics to Hire Long Term Committed Employees

Your time is valuable! Don’t waste it interviewing potential employees who don’t possess the character qualities you need or don’t fit into your culture. You can improve your results and save time by incorporating a de-selection process, using a phone screen and group pre-interview assessment to test for integrity, work ethic, and passion. If you design the group pre-interview assessment properly, those that have the “fire in the oven” will stand out and those who don’t will leave (de-select themselves), saving you time and hiring mistakes.

Proses rekrutmen dengan deseleksi ini pada prinsipnya adalah dua kali filter. Filter pertama yaitu deseleksi, mencegah kandidat yang tidak sesuai kualifikasi untuk mengirim lamaran. Filter kedua baru proses seleksi, yaitu memilih kandidat terbaik dari beberapa orang yang sesuai kualifikasi. Dengan memfilter 2x seperti ini, diharapkan kualitas rekrutmen juga makin baik dan semakin LEAN (ramping).

Untuk membahas soal Lean Recruitmen System ini, saya akan bahas di tulisan yang terpisah. Mohon bersabar dan silakan subscribe di blog ini.

Incoming search terms:

Problem Layanan Support lewat Remote

Pada tulisan kali ini saya ingin menjabarkan berbagai problem layanan support lewat remote. Jika ada orang lain yang menghadapi kasus yang sama, bisa berbagi apa saja cara-cara yang bisa ditempuh untuk mengatasinya. Selain itu saya ingin mengajak Anda untuk berpikir bagaimana mengatasinya. Di sinilah kapasitas kita diuji secara langsung dan nyata. Berikut adalah beberapa Problem Layanan Support lewat Remote.

1. Biaya SDM meningkat

Untuk menyediakan layanan support 16 x 7 (2 shift selama seminggu) dibutuhkan setidaknya 7 orang yang bergantian shift, sudah termasuk 1 shift cadangan. Dengan meningkatnya UMK di Bandung, mau tidak mau perusahaan kami harus menyesuaikan. Pada umumnya penghasilan technical support di atas UMK. Jadi, biaya yang diperlukan untuk menyediakan SDM tersebut sangat besar (untuk ukuran kami). Biaya untuk gaji pegawai ini baru masuk akal jika:

  1. Pendapatan per-client juga besar (minimal Rp 1jt/client).
  2. Jumlah client cukup banyak (misalnya 200).

Sehingga jika (1) x (2) = pendapatan total meningkat. Namun, karena jumlah client cenderung menurun (di bawah 200) dan pendapatan per client juga cenderung menurun, mau tidak mau kami harus melakukan DOWNSIZING (pengurangan karyawan) supaya masuk akal.

Pertanyaannya:

Karena biaya SDM cenderung meningkat (UMK selalu naik tiap tahun), sementara pendapatan per client cenderung menurun, apa jalan keluarnya yang tepat?

2. Biaya Perangkat dan Lisensi meningkat

Setiap technical support dapat melakukan remote ke client melalui komputer masing-masing. Software yang digunakan biasanya TeamViewer karena client tidak perlu repot melakukan setting NAT. Harga lisensi TeamViewer Business adalah Rp 11.234.000. Untuk tambahan lisensi berikutnya, dikenakan biaya Rp 7.587.000. Siapa tahu sudah berubah, Anda bisa cek di sini: http://www.teamviewer.com/id/licensing/index.aspx

Pertanyaannya:

Dengan budget yang makin terbatas, sementara kebutuhan lisensi membengkak, apa saja jalan keluar yang jitu untuk mengatasinya?

3. Biaya Bandwidth Meningkat

Untuk melakukan remote, perlu bandwidth internet yang cukup supaya proses remote berjalan lancar. Minimal perlu bandwidth 1Mbps. Makin banyak kebutuhan remote, makin besar pula bandwidth yang harus disediakan. Kalau bandwidth tidak cukup, remote menjadi pekerjaan yang menyiksa. Screen layar komputer client tidak responsif, sering disconnect dan lain-lain. Di luar problem itu, ternyata di sisi client juga bandwidthnya terbatas. Walaupun kami sudah menyediakan bandwidth yang besar, koneksi ISP lebih dari satu, tetap saja tidak lancar karena client menggunakan ISP yang koneksinya kurang memadai.

Pertanyaannya:

Apa saja solusi yang jitu untuk mengatasi meningkatnya kebutuhan bandwidth dengan keterbatasan budget?

4. Tidak Mendidik

Kebanyakan client yang kami bantu lewat remote sedang menghadapi masalah yang sifatnya MENDESAK. Misalnya:

  1. Database dihapus (Ya, betul Anda tidak salah baca. Sengaja dihapus sama mereka).
  2. Database rusak karena listrik, power supply, hardisk, dan hardware lainnya.
  3. Terinfeksi virus/malware/trojan sehingga kerja komputer terganggu.
  4. Problem eksternal yang tidak bisa mereka selesaikan sendiri.

Setelah diatasi lewat remote, ternyata mereka cenderung:

  1. Tidak berpikir bagaimana caranya supaya kejadian tersebut tidak terulang lagi.
  2. Tidak berniat bagaimana caranya supaya saya bisa mengatasi sendiri.
  3. Tidak mau mempelajari lebih lanjut atau mengikuti training.
  4. Tidak bersedia mempekerjakan karyawan yang menguasai permasalahan teknis.
  5. Tidak rela dikenakan biaya tambahan.

Simpelnya, mereka tidak ada kemajuan. Berkutat di situ-situ lagi, masalahnya itu-itu lagi. Ini merugikan kita (kami dan mereka).

Pertanyaannya:

Bagaimana caranya supaya client tidak lagi tergantung pada bantuan eksternal, khususnya dari kami. Bagaimana caranya supaya client mampu mengatasi permasalahan teknisnya sendiri?

 5. Menguras Energi

Problem-problem yang baru adalah tantangan dan bisa membuat kerja jadi lebih bergairah. Namun problem-problem lama, yang berulang (repetitif), yang sama, yang itu-itu lagi justru menciptakan kebosanan, menguras energi, dan membuat otak kita tumpul. Tidak bisa berpikir kreatif, tidak bisa maksimal. Energi kita habis untuk mengatasi kebosanan. Sama sekali tidak menciptakan nilai tambah. Sementara membuat software, membuat fitur baru, membuat produk baru, menciptakan terobosan, itu membutuhkan proses berpikir kreatif. Jika energi kita habis untuk mengerjakan hal-hal yang seperti itu, kapan kita bisa bikin produk baru? Kalau produk baru tidak bisa diciptakan, bagaimana kita bisa memulai bisnis baru?

Pertanyaannya

Bagaimana caranya supaya kita bisa keluar dari jebakan tersebut dan segera bisa memulai lagi proses inovasi supaya produk baru dapat diciptakan?

Constraints

Untuk mengatasi problem-problem tersebut, perlu diketahu beberapa constraint yang berlaku yaitu:

  1. Budget sangat terbatas. Kami bukan perusahaan multinasional, atau anak juragan tembako yang duitnya ngga ada nomor seri.
  2. Sunset Business. Saat ini pendapatan usaha cenderung turun (declined) dan ukuran pasar juga mengecil. Sehingga potensi terjadinya pertumbuhan sudah minus.
  3. SDM terbatas baik dari segi jumlah dan dari segi kapasitas.

Anda orang kreatif?

Di sinilah kita perlu berpikir, dengan proses yang benar dan kreatif untuk menghasilkan ide yang penuh terobosan dan berdampak besar. Hanya orang-orang tertentu saja yang memiliki kualifikasi seperti itu, apakah Anda salah satunya? 😀

Incoming search terms:

7 Kriteria Dasar Memilih Calon Karyawan (7C)

7 Kriteria Dasar Memilih Calon Karyawan (7C)

Memilih dan merekrut calon karyawan untuk perusahaan kita memang susah-susah gampang. Jika kriterianya sedikit dan kualifikasinya rendah, ya gampang dapatnya. Kalau kriterianya agak banyak dan kualifikasinya tinggi, ya susah. Masing-masing perusahaan pasti punya kriteria sendiri-sendiri untuk merekrut calon karyawan. Namun ada 7 Kriteria Dasar Memilih Calon Karyawan yang bisa diterapkan di mana saja. Apa saja kriteria tersebut?

Kalau Anda sedang terburu-buru dan tidak sempat membaca satu-persatu, langsung saja ke bagian penutup di akhir tulisan ini. Khususnya ketika saya melanggar kaidah-kaidah yang benar dalam merekrut orang.

1. Capability

Capability, yaitu kemampuan dasar yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaannya. Biasanya berkaitan dengan kemampuan nalar, kecerdasan, berpikir sistematis. Seseorang disebut capable, atau memiliki kemampuan jika memiliki tingkat kecerdasan minimal yang dibutuhkan. Capability juga mensyaratkan adanya skill atau keahlian dalam melakukan pekerjaan. Tanpa kemampuan dasar ini, calon karyawan tidak akan mampu melaksanakan pekerjaannya.

Untuk menilai dan menentukan apakah seseorang memiliki kemampuan, bisa dilihat dari hasil test pada saat sebelum wawancara. Jangan mengandalkan sertifikat, ijasah, piagam penghargaan atau kertas-kertas lainnya. Walaupun itu dijamin benar, belum tentu relevan dengan kemampuan yang kita butuhkan!

Buat serangkaian test yang dapat menunjukkan apakah seseorang itu mampu atau tidak mampu melakukan tugas-tugas yang paling mendasar.

2. Capacity

Capacity yaitu kapasitas maksimum atau potensi kemampuan seseorang yang ditunjukkan dengan keahlian memecahkan masalah (problem solving skill), mengerjakan beban kerja yang berat, mengatasi stress akibat pekerjaan, membuat prioritas/jadwal, dan sebagainya. Capacity ini menunjukkan apakah kualitas seorang calon karyawan itu memungkinkan untuk ditingkatkan atau tidak.

Untuk menilai dan menentukan apakah seseorang memiliki kapasitas yang tinggi, berikan beban kerja yang tinggi dengan deadline. Waktu yang terbatas akan menjadi penyebab stress dalam melakukan pekerjaan. Mereka yang memiliki kapasitas yang besar, tidak mudah stress ketika diberikan tugas yang lebih berat dan deadline yang mepet. Tapi mereka yang memiliki kapasitas rendah, akan cepat stress dan menurun kualitas kerjanya.

3. Creativity

Kreatifitas ditunjukan dalam kemampuan memecahkan masalah di luar kelaziman sehingga menjadi lebih efektif, lebih efisien, lebih cepat, lebih menguntungkan. Mereka yang memiliki kreatifitas tinggi biasanya mampu berpikir di luar dugaan orang banyak. Bisa menemukan perspektif, cara pandang baru yang membuat pekerjaan jadi lebih efektif, lebih mudah, lebih efisien.

4. Character

Karakter yaitu watak dasar manusia yang ditunjukkan dalam perilaku sehari-hari, sikap, sopan-santun, kemampuan mengendalikan emosi, dan bagaimana orang merespon sebuah kejadian. Untuk menilai watak dasar manusia ini diperlukan test seperti MBTI (Myers Briggs Type Indicator) atau DISC. Test ini dapat menunjukkan bagaimana watak dasar seseorang dilihat pada kondisi normal dan dalam penuh tekanan. Hasilnya diplot menjadi peta karakter atau personality profile.

Dari peta karakter yang dihasilkan, kita bisa meramalkan apakah seseorang cocok untuk melakukan pekerjaan tertentu dengan cara membandingkannya dengan job profile dari pekerjaannya. Orang yang karakternya teliti dan analitik cocok jadi programmer. Orang yang karakternya stabil cocok untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang rutin. Sebaliknya, orang yang teliti tidak cocok ditempatkan jadi sales atau marketing, sebab di dunia sales dan marketing butuh orang yang berorientasi pada perasaan orang lain. Orang yang stabil tidak cocok ditempatkan dalam posisi pengambil keputusan.

5. Credibility

Kredibilitas ditunjukan melalui kejujuran, integritas sehingga calon karyawan dapat dipercaya, dapat diandalkan untuk memikul tanggung jawabnya dengan benar. Tanpa kredibilitas tersebut, perusahaan tidak percaya kepadanya. Kredibilitas ini bisa tercermin dari perilaku di masa lalu. Track record menjadi sangat penting di level ini. Sekali lancung ke ujian, seumur hidup orang tidak percaya.

6. Commitment

Komitmen ditunjukkan melalui kesungguhan dalam menyelesaikan tugas, walaupun dalam kondisi yang sulit atau tidak menguntungkan. Rasa tanggung jawab ini jauh lebih bernilai ketimbang skill, kapasitas, passion dan sebagainya. Jika orang hanya bermodal passion atau gairah, namun tidak memiliki komitmen maka ia hanya mau melakukan pekerjaan yang disukainya. Jika ia menghadapi situasi yang tidak menguntungkan atau harus melakukan pekerjaan yang tidak disukainya, ia akan pergi meninggalkan perusahaan. Itulah sebabnya komitmen ini hanya bisa terlihat pada saat perusahaan dalam kondisi sulit atau sedang menghadapi masalah.

7. Compatibility

Kompatibilitas ditunjukkan dalam kepatuhan, kecocokan dengan budaya perusahaan, dapat bekerja sama dengan tim dan rekan kerja, dapat bergaul dengan orang atau lingkungan sekitarnya. Core Values, atau budaya inti menjadi penting di sini sebab itu menjadi kompas atau panduan apakah seseorang masih cocok bekerja dengan kita atau tidak. Misalnya, PT. Sandiloka melarang segala bentuk tips dan pemberian, maka mereka yang memandang tips itu sebagai rejeki akan bermasalah dan merasa tidak nyaman.

Penutup

Demikian 7 Kriteria Dasar Memilih Calon Karyawan (7C) yang saya pelajari dari buku dan sumber-sumber lainnya. Dalam pengalaman saya menerapkan kriteria tersebut, tingkat keberhasilannya cukup memuaskan jika kita mengandalkan proses TEST. Sebaiknya jangan hanya mengandalkan nilai-nilai ijasah, sertifikat, piagam dan kertas-kertas seperti itu sebab zaman sekarang banyak pihak yang menyediakan ijasah dan sertifikat palsu.

Saya pribadi sudah berkali-kali melanggar kriteria di atas. Hasilnya bisa dilihat secara kasat mata, produk tidak berkembang, perusahaan mandeg, dan ketinggalan jauh. Pemikiran Anda yang brilian, visi Anda yang jauh ke depan, budaya kerja Anda yang disiplin dan cepat ,sama sekali tidak berguna ketika para pelaksana itu tidak mampu mengerjakan apa yang harus dikerjakan. Hal ini membuat perusahaan menjadi tidak adaptif dalam merespon tantangan yang dihadapi. Itu terjadi beberapa tahun lalu ketika saya butuh orang cepat. Percayalah, Anda tidak akan suka di dalam situasi tersebut.

Hari ini saya bersyukur sebab waktu itu saya segera menyadari kesalahan yang telah saya lakukan. Proses rekrutmen yang benar adalah permulaan yang baik untuk bisa sampai pada hari ini.

Sumber dan Referensi

  • Langkah Jitu Memulai Bisnis Dari Nol, Bambang Suharno.

Sumber gambar: http://www.disabilityfirst.org/wp-content/uploads/Recruitment-people.jpg

 

Incoming search terms:

Perbaikan Sistem Support untuk Tahun 2014

Salah satu budaya kerja di PT. Sandiloka adalah melakukan perbaikan terus-menerus. Setiap hari, setiap bulan, setiap tahun kami memikirkan bagaimana melakukan pekerjaan dengan lebih baik, bagaimana membuat produk makin berkualitas dan makin murah, bagaimana membuat proses jadi makin simpel dan makin mudah, dan lain sebagainya.

Salah satu perbaikan yang akan kami lakukan di tahun 2014 adalah perbaikan sistem support. Mengapa sistem support perlu perbaikan?

Hasil yang sudah berjalan dengan baik

Sistem support PT. Sandiloka saat ini bisa kami klaim memiliki kualitas yang sangat baik. Jauh lebih baik dari pada perusahaan atau produk sejenis dari kompetitor. Hal ini bisa terwujud karena berbagai faktor yaitu:

  1. Kualitas Sumber Daya Manusia terjaga dengan baik.
  2. Training atau Pelatihan untuk meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia.
  3. Sistem Penggajian dan Remunerasi yang pas dan masuk akal.
  4. Perangkat kerja yang memadai. Kami menggunakan software khusus untuk melayani support lewat chat. Kami juga membeli lisensi TeamViewer supaya nyaman dalam melakukan remote. Kualitas hardware dan juga jaringan internet yang digunakan.
  5. Budget operasional, pengembangan dan pemeliharaan yang memadai.

Hasil yang belum berjalan dengan baik

  1. Mitra pengguna sering salah alamat melaporkan problem yang terjadi dari produk dan jasa pihak lain kepada support PT. Sandiloka.
  2. Walaupun sistem support sudah baik, kualitas pelayanan sangat baik, ternyata jumlah mitra pengguna tidak bertambah secara signifikan karena pasar sudah jenuh.
  3. Mitra pengguna sangat pasif dan kurang maksimal dalam menggunakan layanan yang ada (website, email, mailinglist, forum, dan lain-lain)

Kondisi yang diinginkan di masa depan

  1. Scalability meningkat dari ukuran peningkatan jumlah pelanggan secara eksponensial menjadi 1.000, 10.000, 100.000, 1.000.000, 10.000.000 dan seterusnya.
  2. Kualitas layanan makin baik, minimal kualitasnya sama tanpa harus menambah jumlah staff support secara eksponensial pula.
  3. Biaya operasional, pemeliharaan dan pengembangan makin efisien.

Problem yang perlu dipecahkan

  1. Jumlah staf yang diperlukan belum cukup. Sistem support membutuhkan setidaknya minimal 7 orang staf yang bekerja dalam 2 shift 7 hari seminggu.
  2. Sistem support saat ini membutuhkan jumlah pegawai yang banyak seiring dengan peningkatan jumlah pelanggan dan produk. Sebab hampir segala sesuatunya harus terjadi dalam satu percakapan dan manual. Untuk menambah pegawai sebanyak itu perlu SKALA bisnis yang memadai supaya biayanya tetap masuk akal. SKALA bisnis yang memadai itu di kisaran 500 – 1000 pengguna aktif.
  3. Sistem support saat ini belum mendukung proses delegasi (gantian) kepada tim di shift berikutnya (untuk problem yang perlu dikerjakan lebih dari 1 shift).
  4. Pekerjaan remote melalui TeamViewer, Radmin, Remote Desktop membutuhkan Lisensi tambahan dan bandwidth tambahan yang makin besar seiring dengan penambahan jumlah staf.
  5. Tidak bisa offline selama 1 minggu penuh untuk kegiatan internal perusahaan, misalnya mengikuti training, pergi liburan, atau kegiatan perusahaan lainnya.

Akar Masalah

  1. Aktifitas Pareto. Sebagian besar aktifitas support adalah melakukan problem solving, hampir 90%.
  2. Kompetensi user. Sebagian besar user tidak memiliki kemampuan yang memadai, tidak mengikuti training atau tidak menguasai permasalahan sehingga harus menghubungi support.
  3. Repetitif. Sebagian besar pertanyaan adalah problem yang berulang (repetitif), sudah ada jawabannya.
  4. Miskin dokumentasi. Dari semua masalah yang sering ditanyakan, dan dijawab, tidak diabadikan dalam sebuah dokumentasi bersama sehingga tidak ada proses transfer pengetahuan.

Makin banyak user, maka akar masalahnya makin besar.

Akibat Jangka Panjang dari Masalah

Jika akar masalah itu tidak diperbaiki, tidak dicabut maka akan menimbulkan perkara di masa depan yaitu:

  1. Tim support cepat bosan, karena pekerjaan yang monoton dan repetitif.
  2. Semangat dan antusiasme menurun drastis.
  3. Ketidakpuasan dalam bekerja.
  4. Lingkungan kerja menjadi negatif dan kontra-produktif.
  5. Tidak ada peningkatan produktifitas.
  6. Perusahaan sulit berkembang dan menjadi tempat penampungan “orang pedalaman”.

Solusi Jangka Pendek

  1. Merekrut staf tambahan untuk tim support.
  2. Memberikan training dan pengarahan kepada Tim Support.
  3. Membuat antarmuka sistem support pengganti dalam bentuk web, http://support.voucha.co.id
  4. Sistem support lewat chat beralih ke sistem support lewat tiket.
  5. Membuat program edukasi kepada user supaya kompetensinya meningkat seperti training dan workshop.
  6. Memperbanyak bahan belajar melalui artikel, knowledge base, video tutorial di YouTube dan sebagainya.

 

Bincang Bisnis PAS FM – 17 Juli 2013

pass-fm

Beberapa hari yang lalu saya ditelepon oleh Radio PAS FM Jakarta 92,4 FM. Ternyata mau wawancara via telepon untuk acara Bincang Bisnis. Hasil wawancara tersebut telah disiarkan di jaringan radio PAS FM pada hari Rabu 17 Juli 2013 kemarin. Berikut hasil wawancaranya yang bisa Anda download atau streaming. Terima kasih kepada Radio PAS FM untuk kesempatan sharingnya dan membuatkan file mp3 rekamannya sehingga bisa tersedia di website ini.

  1. BINBIS-17Juli2013-Rabu-cut1-Voucha-software.mp3 (6MB)
  2. BINBIS-17Juli2013-Rabu-cut2-Voucha-software.mp3 (5,6MB)

Semoga bermanfaat.

Divide By Zero Syndrome

Selama satu pekan terakhir ini saya mempelajari ekonomi dan bisnis dari software open source. Hasilnya saya menemukan penyebab utama mengapa beberapa proyek open source gagal dengan alasan sepi dari kontributor, tidak dilanjutkan lagi, yatim piatu ditinggalkan developernya.

Simple saja ternyata, istilahnya “Divide By Zero Syndrome” yang lazim dimiliki para developer open source yang menganggap bahwa cost dari proyek itu NOL, sama dengan pricenya yang Free-As-Free-Beer. Harap maklum, kebanyakan developer bukan orang bisnis, bukan orang ekonomi. Termasuk saya 😀

Division by Zero

Division by Zero

Untuk menjelaskannya, kita perlu pahami dulu bersama bahwa membuat software, membuat produk itu pada dasarnya menciptakan VALUE yang dibutuhkan orang lain. Value didefinisikan customer sebagai perbandingan antara fitur dan manfaat (benefit) dengan biaya (cost) dan upaya (effort) yang harus dikeluarkan.

VALUE = (FEATURE+BENEFIT) / (COST+EFFORT)

Di sisi customer, jika FITUR dan BENEFIT lebih besar dari COST+EFFORT, maka VALUE produk tersebut tinggi. Sebaliknya, jika FEATURE+BENEFIT lebih kecil dari COST+EFFORT maka VALUE produk tersebut rendah. Karena open source adalah gratis, maka COST = 0.

VALUE = (FEATURE+BENEFIT) / EFFORT

Di sini perlu kita camkan baik-baik, walau bagaimanapun effort tidak bisa nol. User awam butuh training, butuh support, dan lain-lain. Orang tetap perlu baca dokumentasi, manual, diskusi di forum. Itu semua adalah effort yang perlu dikeluarkan oleh user.

Free software is really free if your time is priceless.

Software gratis benar-benar gratis jika waktu Anda juga gratis. Pada prakteknya waktu Anda tidak pernah gratis. Umur Anda terbatas. Sebagai user waktu Anda terbatas dan tugas Anda bukan melakukan compile, hacking, mengirim patch, memberi kontribusi, baca dokumentasi dan lain sebagainya. Tugas Anda adalah menjalankan bisnis dengan tools yang tersedia. Di sinilah letaknya software komersial dengan open source, mereka biasanya memberikan support untuk customer yang waktunya terbatas. Di sini user menukar uang mereka dengan waktu yang bisa dihemat lewat layanan support yang diberikan.

Bagaimana jika Anda sebagai developer? Apakah waktu Anda juga gratis? Tentu saja tidak. Sebagai developer waktu Anda tidak gratis. VPS atau dedicated server Anda juga berbayar. Bandwidth tidak gratis. Domain untuk website juga tidak gratis. Namun sebagai developer Anda bisa menukar waktu Anda menjadi cash dalam bentuk layanan support. Inilah yang lazim ditemukan di dunia open source. Developer membuat software dan menyediakan support berbayar yang biasanya dipakai oleh pelanggan enterprise atau premium. Business Model ini lazim disebut dengan Freemium. (Baca: Business Model Generation)

Problemnya adalah, pertama kebanyakan developer open source tidak punya layanan support yang memadai. Mereka bekerja sebagai developer sekaligus technical support sehingga tumpang tindih. Kalau sudah begini, kerjaan tidak ada yang beres. Development akan terganggu dengan banyaknya tiket support yang masuk, namun supportnya juga payah karena tidak semua bisa dilayani dengan baik. Hal ini menyebabkan BENEFIT dari produk tersebut turun sehingga customer tidak mau menyewa layanan support mereka. Akibatnya business model freemium tidak bisa jalan.

Division by Zero

Division by Zero

Kedua, perlu dicatat pula bahwa business model Freemium membutuhan userbase yang sangat besar, yaitu mulai dari skala ratusan ribu sampai jutaan. Sebab konversi dari userbase menjadi customer itu sangat kecil, paling besar cuma 1%. Sehingga untuk mendapatkan 1 customer, Anda membutuhkan setidaknya 100 user base. Jika bisnis Anda membutuhkan setidaknya 1000 customer, maka anda perlu user base minimal 100.000 orang.

Jika jumlah tersebut tidak tercapai, Anda tidak ada penghasilan yang cukup dan sustain/langgeng untuk menjaga supaya development software bisa terus jalan. Saya tidak begitu menyarankan menggunakan sistem donasi sebab Anda akan sangat tergantung pada kerelaan orang lain untuk memberi donasi.

Jika tidak bisa sustain, bisa dipastikan proyek Anda akan segera Anda tinggalkan sebab Anda harus mencari proyek lain, pekerjaan lain untuk menutupi biaya development. Betul kan? Jika Anda sendiri tidak mau melanjutkan proyek tersebut, apalagi kontributor yang lain? Belum tentu orang lain mau.

Penyebab semua itu menurut saya adalah kesalahan mindset, yaitu mindset sebagai user digunakan oleh developer dalam mengembangkan softwarenya. Ini oke-oke saja untuk software komersial sebab costnya tidak nol. Tapi sangat berbahaya untuk software open source sebab menimbulkan error “Division by Zero” 😀

Ini adalah penjelasan dari sudut pandang bisnis dan ekonomi. Makanya perlu belajar disiplin ilmu lain yang memang dibutuhkan. Ada nasihat begini, Orang sukses tidak mengumpulkan gelar tapi dia hanya mengakuisisi ilmu pengetahuan yang dibutuhkan.

Semoga bermanfaat.

Cashflow & Resiko Membuat Produk

Pada tulisan saya yang berjudul 5 Jenis Bisnis Berdasarkan Cash Flow saya menjelaskan bahwa cashflow yang kami jalankan adalah cashflow bulanan. Perlu dicatat bahwa cashflow bulanan itu baru terjadi ketika produknya sudah ada, sudah layak pakai, sudah diterima oleh pasar atau konsumen. Sehingga konsumen atau mitra pengguna mau membayar. Kalau produknya belum diterima oleh pasar, tentu tidak ada yang mau membayar dan tidak terjadi cashflow bulanan.

Bagaimana ketika produk belum jadi atau sedang dalam proses pengembangan?
Continue reading

Incoming search terms:

Bersyukur untuk Q2-2013

Plants Growth

Saya hanya ingin mengucapkan puji syukur, alhamdulilah karena pencapaian PT. Sandiloka pada periode Q2-2013 (kuartal kedua 2013) ini akhirnya POSITIF atau dengan kata lain mencetak laba. Pencapaian laba ini disebabkan oleh arus kas operasional yang positif. Arus kas operasional yang positif menunjukkan bahwa perusahaan kita sehat secara fundamental. Bukan karena dikasih hutang atau disuntik modal lagi dari luar.

Mengapa perlu disyukuri?
Continue reading