Automasi Proses Bisnis Administrasi di Sandiloka

Automasi Proses Bisnis Administrasi di Sandiloka

Automasi Proses Bisnis Administrasi di Sandiloka

Salah satu tugas saya di Sandiloka adalah memperbaiki seluruh proses bisnis yang kami jalankan. Bagian Administrasi & Keuangan adalah bagian yang selama 3 tahun terakhir ini paling banyak proses manualnya seperti pembuatan invoice, pengiriman invoice lewat email, menerima konfirmasi pembayaran, melakukan validasi pembayaran, memproses pembayaran, mencatat dalam pembukuan, menerbitkan voucher penerimaan & pengeluaran, menyetorkan dana ke bank, menarik dana dari bank, mentransfer dana lewat internet banking, menerbitkan lisensi, melakukan provisioning smartcard, mengirim paket, dan masih banyak proses yang tidak bisa disebutkan di sini.

Proses-proses tersebut memang mudah dikerjakan dan kami cukup menggunakan Microsoft Excel, Microsoft Word dan browser. Namun karena jumlahnya banyak (ratusan item) tentu perlu ketelitian yang tinggi. Tapi perlu diingat bahwa tidak semua orang punya ketelitian yang tinggi. Tidak selamanya orang bisa teliti 100% setiap saat. Ada kalanya orang salah tulis, salah ketik, salah input, salah baca, dan semua jenis kesalahan manusiawi lainnya. Di sinilah pentingnya automasi proses (jidoka) untuk menekan kesalahan proses (defect) dan resiko yang ditimbulkan.

Selain itu manusia juga harus istirahat. Jika tidak istirahat, ketelitian justru menurun dan tingkat kesalahan proses makin tinggi. Oleh sebab itu Sabtu-Minggu wajib libur. Tapi ternyata mitra-mitra kami banyak yang tidak libur pada hari Sabtu-Minggu. Seringkali terjadi tiap bulan, ada customer yang lisensinya jatuh tempo pada hari Sabtu/Minggu atau hari libur nasional. Karena libur akhirnya tidak bisa dilayani sampai hari Senin atau hari kerja selanjutnya.

Memang jumlah customer seperti ini tidak banyak. Hanya satu atau dua saja. Tapi sangat mengganggu sebab mereka biasanya akan menelepon, sms atau bbm saya di waktu yang sangat tidak tepat, yaitu pada saat saya sedang tidur, sedang ada acara keluarga, sedang olahraga, sedang dirawat di rumah sakit, sedang dalam perjalanan, bahkan ketika saya sedang akad nikah pada 1 Desember 2012 yang lalu.

Bayangkan saja, waktu saya sedang menunggu proses akad nikah dimulai di Cirebon. Sudah dandan rapi, dan rombongan sudah berbaris di belakang. Lalu salah satu customer di Makassar menghubungi saya via BBM mau bayar lisensi karena sudah lewat jatuh tempo. Customer yang satu ini memang tergolong ‘istimewa’, sebab semua tagihannya dibayar setelah lewat jatuh tempo. Tidak ada yang tepat waktu apalagi lebih awal. Termasuk dalam kelompok Slow-Payer. Mungkin dia saking sibuknya atau ada penyebab lain sehingga email invoice tidak ditanggapi, telepon tidak diangkat, sms tidak direspon. Pas lewat jatuh tempo baru teriak-teriak. Waktu itu ingin rasanya saya sudahi saja hubungan bisnisnya sebab tidak mampu menjalankan kewajibannya dengan baik.

Pada saat lebaran idul fitri, saya pernah mentolerir keterlambatan lisensi ini. Rupanya itu tidak memperbaiki perilaku mereka, malah menjadi excuse. Jadi saya pikir lagi, buat apa pusing? Toh kita sudah menjalankan kewajiban kita sampai maksimal. Invoice sudah dikirim tepat waktu. Ada reminder sampai 3x. Jika mereka tidak mau merespon, buat apa kita repot-repot memberikan toleransi? Handphone saya titipkan ke adik saya, blackberry saya non-aktifkan. Akad nikah saya harus berjalan dengan lancar.

Mengapa tidak tambah karyawan dengan sistem shift?

Pertama, merekrut karyawan baru dan melakukan seleksi butuh waktu 1-2 bulan. Sudah direkrut belum tentu bisa langsung lancar, perlu ditraining. Masa percobaannya 3 bulan. Kalau lulus, kontraknya dilanjutkan. Kalau tidak lulus, saya perlu cari dan seleksi lagi. Kedua, penambahan karyawan tidak selalu menghasilkan penambahan prodiktifitas. Saya sudah banyak melakukan kesalahan rekrut karyawan di mana hasilnya bukan penambahan produktifitas, tapi justru penurunan produktifitas.

Sebetulnya rencana untuk automasi proses bisnis administrasi ini sudah ada sejak Januari 2011. Tapi karena kami terlalu sibuk membuat fitur untuk para mitra pengguna Voucha, akhirnya pekerjaan tersebut terlantar. Baru pada bulan November 2012, saya ada waktu untuk berpikir dan melakukan langkah-langkah perbaikan. Dimulai dengan menyewa dedicated server khusus dan membeli lisensi software billing.

Mengapa beli, bukannya bisa bikin sendiri?

Alasannya simpel saja, biaya dan waktunya tidak sepadan. Jika saya buat sendiri, saya perkirakan butuh 6 bulan dengan biaya di atas 75 juta. Tapi kalau saya beli, cukup bayar sekitar USD 600. Selain itu saya orangnya tidak suka membuat ulang roda (reinvent the wheel), saya lebih suka memakai yang sudah ada sampai maksimal. Jadi pilihan ini best values for money.

Setelah server billing kami beroperasi, tidak langsung bisa dioperasikan. Saya butuh waktu untuk mempelajari dan membuat modul-modul tambahannya. Setelah 3 bulan, barulah saya paham apa yang paling dibutuhkan dan bagaimana cara membuatnya. Bagian ini perlu kemampuan programming.

Satu persatu, proses bisnis administrasi ini diautomasi. Pertama proses invoicingnya, lalu proses provisioning, suspend, renewal, sampai terminasi. Sekarang sudah masuk ke automasi proses validasi pembayaran. Sehingga idealnya, semua pembayaran bisa langsung diproses tanpa diperiksa manual oleh admin. Dengan begitu, pembayaran yang dilakukan pada hari Sabtu-Minggu atau hari libur bisa diproses otomatis juga.

Hasil yang diharapkan dari ‘proyek’ ini adalah berkurangnya aktifitas/kesibukan yang tidak memberi nilai tambah, terutama yang rutin. Biasanya 80% dari seluruh proses itu sudah rutin dan bisa diautomasi. Sisanya 20% masih perlu campur tangan dan kontrol manusia. Dari efisiensi proses yang ditimbulkan, tentu saja akan semakin banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan dengan biaya yang sama, bahkan bisa lebih sedikit. Inilah yang kami sebut dengan peningkatan produktifitas dengan menerapkan teknologi informasi.

Saya bersyukur dikaruniai Allah kemampuan programming, membuat model dari sebuah masalah, memetakan seluruh proses bisnis, sampai melakukan rekayasa prosesnya. Dengan karunia tersebut, saya bisa menciptakan manfaat yang lebih besar untuk mempermudah pekerjaan orang.

Prinsip yang saya terapkan cuma satu yaitu U-S-A (Understand, Simplify, Automate). Kita hanya bisa melakukan automasi jika kita memahami prosesnya dan bisa membuatnya jadi lebih sederhana. Bukan jadi lebih rumit. Untuk memahami prosesnya, ya prosesnya harus sudah ada. Kita tidak bisa melakukan automasi kepada proses yang belum ada atau masih ghoib.

“You can’t automate process which doesn’t exists” (Bill Gates)

Semoga bermanfaat dan menginspirasi.